名古屋市立大学理学同窓会会員個人情報管理規程
- 個人情報保護方針
名古屋市立大学理学同窓会(以下本会)は、以下の個人情報保護方針に基づき、本会会員(正会員以外の会員も含む、以下会員)の動向の把握に努め、個人情報を管理する。
- 個人情報収集の目的
会員に関する個人情報の収集は、会員動向の把握、会員への連絡、会員名簿(冊子体)の発行と送付、および本会通信誌(冊子体および電子版)の送付などの使用目的で行うものとし、それ以外の目的には使用しない。
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個人情報の管理
個人情報は、本会が責任を持って管理・保管し、本会の運営に必要な範囲内で利用する。また、会の運営を円滑にし、会員相互の親睦の利便性をはかるため、本会の会員にその必要とされる一部を開示することがある。
3-1.会員名簿(電子ファイル)の取り扱い
会員名簿(電子ファイル)の取り扱いは本会役員会(以下、役員会)および役員会の定めたもののみとする。会員名簿(電子ファイル)にはパスワードを施す。セキュリティーソフトがインストールされ、ウィルスプログラムより保護されたコンピュータを用いて編集、閲覧を行う。使用するコンピュータ本体および記録媒体は役員会が定める。
3-2.会員名簿(冊子体)の取り扱い
会員名簿(冊子体)は、会員本人へ1部、原則手渡しで行い、冊子体に会員本人の氏名の記入を行う。冊子体の送付は会員本人から申し出があったときのみとする。本会同窓会事務局に残された冊子体は期日を定め、読字できないよう処理後、全て廃棄する。
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個人情報収集の範囲
会員の氏名、修了年度・所属研究室(正会員以外は除く)、連絡先住所関連情報(住所・電話番号・電子メールアドレス)、永久住所関連情報(住所・電話番号)、勤務先関連情報(勤務先名・所属部署・電子メールアドレス)を個人情報収集の範囲とする。
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個人情報収集の方法
5-1.会員本人からの情報収集
各会員から個人情報を収集する際は、以下の事項(1)および(2)を書面、もしくはこれに代わる手段により通知し、個人情報の収集や管理・利用・名簿掲載について同意を得るものとする。
(1)個人情報収集の目的および範囲
(2)会員名簿の記載事項・配布の範囲
5-2.本人以外からの間接的収集
本人以外から間接的に個人情報を得る場合、当該情報の信頼性を確認し、正確な情報の維持に努める。
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個人情報の開示・訂正・変更・削除
本会で管理している会員の個人情報について、本人より開示・訂正・変更・削除の申し出のあった場合はこれに応じる。
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会員名簿
7-1.記載事項
会員名簿の記載事項は4に定めた項目とする。ただし、冊子体では永久住所関連情報を除く。
7-2.開示の範囲
個人情報の開示対象者は原則、本会員に限る。なお、第三者への開示については、本規程および個人情報保護に関する法令等に基づき厳正に協議し、個々の事例に対してその是非を役員会にて決定する。また、第三者への開示については、法で定められている場合を除き、本人の同意を必要とする。
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規程の改定
本規程は、個人情報保護に関する法令等に準拠して定めるものとし、関連法令等の制定・改正に応じて内容を役員会にて改定することがある。