名古屋市立大学理学同窓会会員個人情報管理規程

  1. 個人情報保護方針
    名古屋市立大学理学同窓会(以下本会)は、以下の個人情報保護方針に基づき、本会会員(正会員以外の会員も含む、以下会員)の動向の把握に努め、個人情報を管理する。

  2. 個人情報収集の目的
    会員に関する個人情報の収集は、会員動向の把握、会員への連絡、会員名簿（冊子体）の発行と送付、および本会通信誌（冊子体および電子版）の送付などの使用目的で行うものとし、それ以外の目的には使用しない。

  3. 個人情報の管理
    個人情報は、本会が責任を持って管理・保管し、本会の運営に必要な範囲内で利用する。また、会の運営を円滑にし、会員相互の親睦の利便性をはかるため、本会の会員にその必要とされる一部を開示することがある。
    ３-１．会員名簿（電子ファイル）の取り扱い
    会員名簿（電子ファイル）の取り扱いは本会役員会（以下、役員会）および役員会の定めたもののみとする。会員名簿（電子ファイル）にはパスワードを施す。セキュリティーソフトがインストールされ、ウィルスプログラムより保護されたコンピュータを用いて編集、閲覧を行う。使用するコンピュータ本体および記録媒体は役員会が定める。
    ３-２．会員名簿（冊子体）の取り扱い
    会員名簿（冊子体）は、会員本人へ１部、原則手渡しで行い、冊子体に会員本人の氏名の記入を行う。冊子体の送付は会員本人から申し出があったときのみとする。本会同窓会事務局に残された冊子体は期日を定め、読字できないよう処理後、全て廃棄する。

  4. 個人情報収集の範囲
    会員の氏名、修了年度・所属研究室（正会員以外は除く）、連絡先住所関連情報（住所・電話番号・電子メールアドレス）、永久住所関連情報（住所・電話番号）、勤務先関連情報（勤務先名・所属部署・電子メールアドレス）を個人情報収集の範囲とする。

  5. 個人情報収集の方法
    ５－１．会員本人からの情報収集
    各会員から個人情報を収集する際は、以下の事項（１）および（２）を書面、もしくはこれに代わる手段により通知し、個人情報の収集や管理・利用・名簿掲載について同意を得るものとする。
    （１）個人情報収集の目的および範囲
    （２）会員名簿の記載事項・配布の範囲
    ５－２．本人以外からの間接的収集
    本人以外から間接的に個人情報を得る場合、当該情報の信頼性を確認し、正確な情報の維持に努める。

  6. 個人情報の開示・訂正・変更・削除
    本会で管理している会員の個人情報について、本人より開示・訂正・変更・削除の申し出のあった場合はこれに応じる。

  7. 会員名簿
    ７－１．記載事項
    会員名簿の記載事項は4に定めた項目とする。ただし、冊子体では永久住所関連情報を除く。
    ７－２．開示の範囲
    個人情報の開示対象者は原則、本会員に限る。なお、第三者への開示については、本規程および個人情報保護に関する法令等に基づき厳正に協議し、個々の事例に対してその是非を役員会にて決定する。また、第三者への開示については、法で定められている場合を除き、本人の同意を必要とする。

  8. 規程の改定
    本規程は、個人情報保護に関する法令等に準拠して定めるものとし、関連法令等の制定・改正に応じて内容を役員会にて改定することがある。